Power BI Schulungshandbuch für HR

Überblick

Datenquellen

• SAP HCM/HRM (Infotypen PA0001, PA0002, PA0008, PA2001)
• Rexx HR-System (Stellenplan, Pulsumfrage, MA-Zufriedenheit)
• Excel/CSV (Kununu-Score, Refline/Time-to-hire)

KPIs

• Headcount/FTE (monatlich)
• Fluktuation (monatlich)
• Krankenquote gesamt + ohne Langzeitkrankheiten >30 Tage (Quartal)
• Überstunden (Quartal)
• Produktivstunden (wöchentlich)
• Ferientage/GLZ-Saldi (jährlich)
• Stellenplan Soll vs Ist (monatlich, Rexx)
• Lohnkosten (monatlich)
• Time to hire (Quartal)
• Kununu Score (monatlich)
• Pulsumfrage (Quartal, Rexx)
• MA-Zufriedenheitsumfrage (jährlich, Rexx)

1. Grundlagen & Datenimport Modul 1

1.1 Installation & erster Start

1. Gehe auf https://powerbi.microsoft.com/de-de/desktop/ und lade Power BI Desktop herunter.
2. Installiere die Anwendung mit den Standardoptionen (Weiter → Installieren → Fertigstellen).
3. Starte Power BI Desktop und wähle „Leerer Bericht“.
4. Speichere die Datei als HR-Reporting.pbix in einem Projektordner.

1.2 Oberfläche kennenlernen

1. Wechsle links zwischen Berichts-, Daten- und Modellansicht.
2. Suche das Menüband (oben), Visualisierungen (rechts) und den Felderbereich (rechts).
3. Öffne den Filterbereich, um Filter auf Visual-, Seiten- und Berichtsebene zu sehen.

1.3 Excel & CSV importieren

1. Start → Daten abrufen → Excel/CSV.
2. Im Navigator nur relevante Tabellen auswählen.
3. Encoding auf UTF-8 setzen, wenn Umlaute falsch angezeigt werden.

2. Power Query Editor Modul 2

2.1 Datentypen & Struktur

1. Transformieren → Erste Zeile als Überschriften.
2. Datentypen auf Datum, Text oder Zahl setzen.
3. Überflüssige Spalten entfernen, relevante Spalten behalten.

2.2 Filter & Bereinigung

1. Filter für aktive Mitarbeitende setzen.
2. Nullwerte ersetzen (z. B. 0 für fehlende Überstunden).
3. Codes in Klartext umwandeln (z. B. A → Aktiv).

3. Datenmodell Modul 3

3.1 Beziehungen erstellen

1. PERNR als Schlüssel zwischen SAP-Tabellen nutzen.
2. Datumsbeziehungen über eine zentrale Datumstabelle herstellen.
3. Kreuzfilterrichtung auf „Einweg“ setzen.

3.2 Datumstabelle (DAX)

Datum = ADDCOLUMNS(
    CALENDAR(DATE(2020,1,1), TODAY()),
    "Jahr", YEAR([Date]),
    "Monat", MONTH([Date]),
    "MonatName", FORMAT([Date],"MMMM"),
    "Quartal", "Q" & QUARTER([Date]),
    "KW", WEEKNUM([Date])
)

4. DAX Measures Modul 4

4.1 Basis-Measures

Headcount = COUNTROWS(Mitarbeiter)
FTE = SUMX(Mitarbeiter, Mitarbeiter[Beschäftigungsgrad]/100)
Krankenquote = DIVIDE([Krankheitstage], [Sollarbeitstage], 0)

4.2 Zeitintelligenz

Headcount_VJ = CALCULATE([Headcount], SAMEPERIODLASTYEAR(Datum[Date]))
Headcount_YTD = TOTALYTD([Headcount], Datum[Date])

5. Visualisierung & Dashboard Module 5–6

5.1 Visuals gezielt einsetzen

• Karten für KPI-Summen (Headcount, Fluktuation)
• Liniendiagramm für Trendverläufe
• Matrix für Detailansichten mit Drill-down

5.2 Dashboard-Layout

1. Wichtigste KPIs oben links platzieren (F-Muster).
2. Maximal 6–8 Visuals pro Seite.
3. Farben konsistent mit der Firmen-CI.

6. Veröffentlichen & Teilen Modul 7

1. Datei → Veröffentlichen → Arbeitsbereich wählen.
2. Dashboard-Visuals anheften.
3. Geplante Aktualisierung einrichten (mit Gateway für lokale Daten).
4. Row-Level Security für Abteilungsleiter einrichten.

7. Troubleshooting & Checklisten Modul 8–9

7.1 Häufige Fehler

• Encoding-Probleme → UTF-8 auswählen
• Datum als Text → Datentyp mit Gebietsschema Schweiz
• Division durch Null → DIVIDE() verwenden

7.2 Checkliste neuer Report

1. Datenquellen klären und Exporte konsolidieren.
2. Power Query Bereinigung durchführen.
3. Datenmodell und Datumstabelle sauber anlegen.
4. Measures erstellen und formatieren.
5. Dashboard bauen, testen, veröffentlichen.